EUDR – jak przygotować firmę na nowe wymogi dotyczące wylesiania?

Czym jest EUDR i dlaczego Twoja firma musi się nim zainteresować?

Wyobraź sobie, że Twoja firma sprowadza meble z drewna, kawę albo kauczuk. Do 30 grudnia 2024 roku wystarczyło kilka faktur i list przewozowych. Dziś to za mało. Unia Europejska wprowadziła rozporządzenie EUDR (European Union Deforestation Regulation), które wymaga udowodnienia, że produkty nie pochodzą z terenów wylesianych. Brzmi jak kolejna biurokratyczna zmora? Trochę tak, ale konsekwencje ignorowania przepisów są znacznie poważniejsze niż papierkowa robota.

To nie jest kolejna "miękka" regulacja, którą można obejść. Mówimy o karach sięgających nawet 4% obrotu firmy w UE, konfiskacie towarów i wpisaniu na listę podmiotów naruszających przepisy. A to dopiero początek – reputacja firmy, która świadomie wprowadza produkty z wylesiania, legnie w gruzach.

Zakres towarowy i obowiązki

EUDR obejmuje siedem grup towarowych: drewno, kawę, kakao, soję, olej palmowy, kauczuk i bydło (wraz z produktami pochodnymi, jak skóra, czekolada, meble czy opony). Jeśli Twoja firma wprowadza którekolwiek z tych produktów na rynek UE, musisz przeprowadzić due diligence – czyli wykazać należytą staranność – i złożyć deklarację w systemie TRACES.

Co dokładnie oznacza "należyta staranność"? To trzy elementy: zebranie informacji o produkcie i jego pochodzeniu, ocena ryzyka wylesiania oraz – jeśli ryzyko jest wysokie – podjęcie działań minimalizujących. Dopiero po tym można złożyć deklarację i legalnie wprowadzić towar do obrotu.

Kogo dotyczy rozporządzenie

Obowiązki EUDR obejmują nie tylko producentów i importerów, ale też każdego, kto wprowadza produkty na rynek UE lub je eksportuje – w tym małe i średnie przedsiębiorstwa. MŚP mają co prawda dłuższe okresy przejściowe, ale nie są zwolnione z obowiązków. Co istotne, rozporządzenie dotyczy również firm, które sprzedają produkty przez internet, jeśli kierują ofertę do klientów w UE.

W praktyce oznacza to, że jeśli prowadzisz działalność w branży meblarskiej, spożywczej, kosmetycznej (olej palmowy!) albo tekstylnej (kauczuk, skóra), musisz przeanalizować swoje łańcuchy dostaw. I to już teraz, nie za rok.

Największym błędem jest czekanie na pierwsze kontrole. Przygotowanie do EUDR to proces, który wymaga miesięcy pracy – zwłaszcza gdy łańcuch dostaw jest długi i rozproszony.

Przygotuj mapę drogową: od analizy ryzyka do wdrożenia procedur

Dobra wiadomość? Nie musisz robić wszystkiego naraz. Zła? Musisz zacząć od konkretnych kroków i zrobić je w odpowiedniej kolejności. Oto sprawdzona ścieżka, którą możesz wdrożyć w swojej organizacji.

Krok 1: Zidentyfikuj produkty objęte EUDR

Zacznij od sporządzenia pełnej listy produktów i surowców, które podlegają rozporządzeniu. To brzmi banalnie, ale w praktyce wiele firm odkrywa, że ma w ofercie produkty, o których nie myślało w kontekście wylesiania – choćby przekąski z olejem palmowym czy gumowe uszczelki do maszyn.

Sprawdź kody CN (Nomenklatury Scalonej) dla swoich towarów i porównaj je z załącznikiem do rozporządzenia EUDR. Jeśli masz wątpliwości, skonsultuj się z doradcą – Orenda Eko oferuje audyty wstępne, które pomagają precyzyjnie określić zakres obowiązków.

Krok 2: Oceń ryzyko w łańcuchu dostaw

Kiedy już wiesz, które produkty podlegają regulacji, przeanalizuj ich pochodzenie. Skąd pochodzą surowce? Kto jest dostawcą? Czy kraj pochodzenia jest klasyfikowany jako niskiego, standardowego czy wysokiego ryzyka w ocenie Komisji Europejskiej?

W tym kroku kluczowe są dane geolokalizacyjne działek, z których pochodzą surowce. Bez nich nie przeprowadzisz rzetelnej oceny ryzyka. Pamiętaj, że Komisja Europejska opublikowała listę krajów o różnym poziomie ryzyka – i choć sama klasyfikacja nie zwalnia z obowiązków, to determinuje intensywność kontroli.

Krok 3: Wprowadź system należytej staranności

System należytej staranności to nie jest jednorazowe działanie, ale procedura, którą wdrażasz w codzienną praktykę firmy. Powinna obejmować: gromadzenie dokumentacji, ocenę ryzyka dla każdej partii towaru, decyzje o działaniach minimalizujących oraz archiwizację.

Przygotuj procedury wewnętrzne, wyznacz osoby odpowiedzialne i określ, jak często będziesz aktualizować oceny. Z doświadczenia wiem, że firmy, które traktują EUDR jak projekt ciągły, a nie jednorazowe zadanie, radzą sobie znacznie lepiej podczas kontroli.

Zbierz niezbędne dokumenty i dane geolokalizacyjne

To często najbardziej żmudna część przygotowań. Wymagania są konkretne i nie ma tu miejsca na improwizację.

Jakie informacje są wymagane

Dla każdej partii produktu musisz posiadać:

• Dane geolokalizacyjne wszystkich działek, z których pochodzą surowce (współrzędne GPS dla działek powyżej 4 ha, a dla mniejszych – opis poligonu),
• datę lub przedział czasu zbioru/produkcji,
• dane identyfikacyjne dostawców i odbiorców,
• potwierdzenie, że produkt nie pochodzi z terenów wylesionych po 31 grudnia 2020 roku.

Brzmi prosto? W praktyce bywa z tym różnie. Wielu dostawców w krajach trzecich nie ma jeszcze systemów pozwalających na precyzyjne wskazanie pochodzenia surowców. Dlatego tak ważne jest wcześniejsze zaplanowanie współpracy i przeszkolenie kontrahentów.

Narzędzia do monitorowania pochodzenia

Na rynku dostępne są narzędzia do monitorowania łańcuchów dostaw – od prostych arkuszy kalkulacyjnych po zaawansowane platformy z danymi satelitarnymi. Wybór zależy od skali działalności i budżetu. Najważniejsze, żeby system umożliwiał systematyczne archiwizowanie dokumentów i szybkie ich udostępnienie podczas kontroli.

Wsparcie Orenda Eko w tym zakresie obejmuje weryfikację kompletności dokumentacji i budowę praktycznych procedur archiwizacji. Nie sprzedajemy "gotowców" – dostosowujemy rozwiązania do specyfiki Twojej firmy.

Współpraca z dostawcami i budowanie zrównoważonego łańcucha dostaw

Tu dochodzimy do sedna sprawy. EUDR to nie jest zadanie dla działu administracji – to wyzwanie dla całego łańcucha dostaw. I nie da się go rozwiązać bez realnej współpracy z kontrahentami.

Audyt dostawców

Przeprowadź audyty u kluczowych dostawców, zanim podpiszesz nowe umowy. Sprawdź, czy ich praktyki są zgodne z EUDR, czy mają systemy monitorowania pochodzenia i czy są w stanie dostarczyć dane geolokalizacyjne. Jeśli nie – masz dwie opcje: pomóc im się przygotować albo zmienić dostawcę.

Z mojego doświadczenia wynika, że wielu dostawców w krajach rozwijających się dopiero uczy się wymogów EUDR. Inwestycja w edukację kontrahentów często okazuje się tańsza niż szukanie nowych źródeł dostaw w ostatniej chwili.

Umowy i klauzule środowiskowe

Wpisz do umów z dostawcami klauzule zobowiązujące do dostarczania danych i przestrzegania przepisów. To nie tylko zabezpieczenie prawne – to jasny sygnał, że traktujesz kwestie środowiskowe poważnie. Warto też rozważyć dodanie postanowień dotyczących audytów u dostawców i kar umownych za niedostarczenie wymaganych informacji.

Orenda Eko oferuje audyty dostawców i doradztwo w negocjacjach z kontrahentami. Dzięki temu zminimalizujesz ryzyko, zanim pojawi się problem – a nie po fakcie.

Złożenie deklaracji należytej staranności i dalsze obowiązki

Kiedy masz już komplet dokumentów i ocenę ryzyka, możesz przystąpić do składania deklaracji. To formalny moment, w którym bierzesz odpowiedzialność za zgodność swoich produktów z EUDR.

Proces składania deklaracji

Deklarację składa się w systemie informatycznym Komisji Europejskiej – TRACES. To ustandaryzowany formularz, który wymaga podania danych o produkcie, dostawcach, kraju pochodzenia i przeprowadzonej ocenie ryzyka. Każda deklaracja otrzymuje numer referencyjny, który musi towarzyszyć produktowi w całym łańcuchu dystrybucji.

Uwaga: deklarację składa się przed wprowadzeniem produktu na rynek, a nie po fakcie. W praktyce oznacza to, że musisz mieć zorganizowany proces, który pozwala na szybkie przygotowanie dokumentacji dla każdej partii towaru.

Monitorowanie i aktualizacja systemu

Złożenie deklaracji to nie koniec. Przez 5 lat musisz przechowywać dokumentację i być w stanie udostępnić ją na żądanie organów kontrolnych. Co więcej, musisz regularnie aktualizować ocenę ryzyka – zwłaszcza gdy zmieniają się dostawcy, kraje pochodzenia lub klasyfikacja ryzyka.

Regularne szkolenia pracowników i przegląd procedur to klucz do utrzymania zgodności. Orenda Eko pomaga w tym kompleksowo – od stworzenia harmonogramu przeglądów po przeprowadzenie wewnętrznych szkoleń dla zespołów.

Najczęstsze błędy i jak ich unikać

Skoro wiesz już, co robić, przyjrzyjmy się temu, czego robić nie wolno. Błędy w przygotowaniu do EUDR potrafią kosztować fortunę.

Brak danych geolokalizacyjnych

To najczęstszy powód odrzucenia deklaracji. Wiele firm zakłada, że wystarczy wskazać kraj pochodzenia albo region. Nic bardziej mylnego – potrzebujesz precyzyjnych współrzędnych działek, z których pochodzą surowce. Jeśli Twój dostawca nie jest w stanie ich dostarczyć, masz problem.

Niewystarczająca ocena ryzyka

Pobieżna ocena ryzyka – na przykład oparta wyłącznie na deklaracji dostawcy, bez weryfikacji – może prowadzić do poważnych sankcji. Organy kontrolne coraz częściej sprawdzają, czy oceny są rzetelne i czy firma faktycznie zweryfikowała informacje. Warto zainwestować w profesjonalne doradztwo, zanim coś pójdzie nie tak.

Zaniedbanie monitorowania

EUDR to nie projekt "zrób i zapomnij". Firmy, które nie aktualizują ocen ryzyka i nie monitorują zmian w łańcuchach dostaw, narażają się na poważne konsekwencje. Pamiętaj też, że przepisy dotyczące kar za nieprzestrzeganie przepisów są w Polsce coraz bardziej restrykcyjne – a kontrole tylko się nasilą.

Podsumowanie: jak orendaeko.pl może pomóc w spełnieniu wymogów EUDR

Przygotowanie firmy do EUDR to proces, który wymaga czasu, wiedzy i systematyczności. Nie da się go przejść w tydzień, ale można go przeprowadzić sprawnie i bez zbędnego stresu – zwłaszcza gdy masz po swojej stronie doświadczonych doradców.

Zakres wsparcia

Orenda Eko oferuje pełne wsparcie w zakresie EUDR:

• audyty wstępne i analizę luk w obecnych procedurach,
• pomoc w tworzeniu systemu należytej staranności,
• weryfikację kompletności dokumentacji,
• audyty dostawców i doradztwo w negocjacjach,
• szkolenia pracowników i wsparcie w składaniu deklaracji w TRACES.

Dzięki naszemu doświadczeniu w ochronie środowiska Orenda Eko i sprawozdawczości – w tym w zakresie ESG i PPWR – wdrożysz EUDR w sposób zintegrowany z innymi obowiązkami środowiskowymi. To oszczędza czas i pieniądze.

Skontaktuj się z nami

Nie czekaj na pierwszą kontrolę. Sprawdź nasze usługi doradztwa środowiskowego i skontaktuj się, aby uzyskać indywidualną wycenę. Pomożemy Ci przejść przez cały proces – od analizy ryzyka, przez przygotowanie dokumentacji, po szkolenia i audyty. Twoja firma będzie gotowa na EUDR, zanim nadejdzie termin.

Podsumowując najważniejsze kroki: (1) zidentyfikuj produkty objęte EUDR, (2) oceń ryzyko w łańcuchu dostaw, (3) wdróż system należytej staranności, (4) zbierz dokumenty i dane geolokalizacyjne, (5) współpracuj z dostawcami, (6) złóż deklarację i monitoruj zgodność. Każdy z tych kroków jest ważny, ale najważniejsze jest rozpoczęcie prac – im wcześniej, tym lepiej.